كيفية إنشاء ميزانية العمل (Business Budget) في 6 خطوات بسيطة
الكلمات الرئيسية: ميزانية الأعمال، الأعمال التجارية الصغيرة، الميزانية، المحاسبة، المالية، الإيرادات، النفقات، التدفق النقدي، الربح، الأهداف، الخطة، التتبع، الإدارة، البرنامج، القالب، الدليل، النصائح، الحيل
ميزانية العمل هي خطة لكيفية إنفاق المال وكسبه في عملك لفترة زمنية محددة، مثل شهر أو ربع سنة أو سنة. فهو يساعدك على تقدير دخلك ونفقاتك، ومقارنة أدائك الفعلي بتوقعاتك، وتعديل استراتيجيتك وفقًا لذلك.
يعد إنشاء ميزانية عمل أمرًا ضروريًا لأي صاحب عمل صغير يريد:
- السيطرة على التدفق النقدي وتجنب الأزمات النقدية
- ينفقون أقل مما يكسبون ويزيدون هامش ربحهم
- التحرك بسرعة النقدية وتجنب الديون
- تحديد وتحقيق أهداف مالية واقعية
- الاستثمار في فرص النمو عندما يحين الوقت المناسب
- الاستعداد لموسم الضرائب وتجنب العقوبات
ولكن كيف يمكنك إنشاء ميزانية عمل تناسب وضعك واحتياجاتك الفريدة؟ في منشور المدونة هذا، سنوضح لك كيفية إنشاء ميزانية أعمال في ست خطوات بسيطة، باستخدام برنامج إعداد الميزانية أو قالب مجاني. سنشارك أيضًا بعض أفضل الممارسات والمزالق الشائعة التي يجب تجنبها عند وضع ميزانية لشركتك الصغيرة.
هيا بنا نبدأ!
الخطوة 1: فحص مصادر الإيرادات الخاصة بك
الخطوة الأولى في إنشاء ميزانية العمل هي تحديد وإدراج جميع الطرق التي يمكنك من خلالها كسب المال في عملك. هذه هي مصادر إيراداتك، مثل المبيعات ورسوم الخدمات والفوائد والمنح والتبرعات وما إلى ذلك.
لتقدير إيراداتك لفترة الميزانية، يمكنك استخدام بيانات المبيعات السابقة، أو أبحاث السوق، أو اتجاهات الصناعة، أو تعليقات العملاء. يمكنك أيضًا مراعاة أي تغييرات متوقعة في الأسعار أو قاعدة العملاء أو مزيج المنتجات.
ومع ذلك، من المهم أن تكون متحفظًا وواقعيًا عند التنبؤ بإيراداتك، لأن المبالغة في تقدير دخلك يمكن أن تؤدي إلى الإفراط في الإنفاق ومشاكل في التدفق النقدي. القاعدة الأساسية الجيدة هي استخدام الحد الأدنى من نطاق إيراداتك أو تقليل توقعاتك بنسبة 10% إلى 20%.
الخطوة الثانية: احسب تكاليفك الثابتة
الخطوة التالية في إنشاء ميزانية العمل هي إضافة جميع النفقات التي لا تتغير كثيرًا من شهر لآخر. هذه هي تكاليفك الثابتة، مثل الإيجار والمرافق والتأمين والضرائب والرواتب وأقساط القروض وما إلى ذلك.
عادة ما يكون تقدير التكاليف الثابتة أسهل من تقدير التكاليف المتغيرة، لأنها تميل إلى أن تكون متسقة ويمكن التنبؤ بها. ومع ذلك، لا يزال يتعين عليك مراجعة تكاليفك الثابتة بانتظام والبحث عن طرق لتقليل أو إزالة أي نفقات غير ضرورية أو زائدة.
الخطوة 3: تقدير التكاليف المتغيرة
الخطوة الثالثة في إنشاء ميزانية العمل هي تقدير النفقات التي تختلف حسب حجم مبيعاتك أو مستوى الإنتاج أو نشاط عملك. هذه هي تكاليفك المتغيرة، مثل المخزون والمواد والإمدادات والشحن والعمولات والتسويق وما إلى ذلك.
يمكن أن يكون التنبؤ بالتكاليف المتغيرة أصعب من التكاليف الثابتة، لأنها تعتمد على عوامل خارجة عن سيطرتك، مثل طلب العملاء، وظروف السوق، وأسعار الموردين، وما إلى ذلك. لذلك، تحتاج إلى مراقبة تكاليفك المتغيرة عن كثب وضبط ميزانيتك وفقًا لذلك .
إحدى طرق تقدير تكاليفك المتغيرة هي استخدام بياناتك التاريخية وحساب متوسط النسبة المئوية لمبيعاتك التي تذهب إلى كل فئة نفقات متغيرة. على سبيل المثال، إذا كنت تنفق 10000 دولار على المخزون كل شهر وكان متوسط مبيعاتك الشهرية 50000 دولار، فإن تكلفة مخزونك تبلغ 20% من مبيعاتك. يمكنك بعد ذلك استخدام هذه النسبة لتوقع تكاليفك المتغيرة لفترة الميزانية، بناءً على توقعات الإيرادات.
الخطوة 4: قم بتضمين تكاليفك شبه المتغيرة
الخطوة الرابعة في إنشاء ميزانية الأعمال هي تضمين النفقات الثابتة جزئيًا والمتغيرة جزئيًا. هذه هي تكاليفك شبه المتغيرة، مثل الهاتف والإنترنت والكهرباء والأجور والسفر وما إلى ذلك.
التكاليف شبه المتغيرة هي النفقات التي لها حد أدنى ثابت يتعين عليك دفعه بغض النظر عن نشاط عملك، بالإضافة إلى مبلغ متغير يتغير وفقًا لاستخدامك أو مخرجاتك. على سبيل المثال، قد تتضمن فاتورة هاتفك رسمًا أساسيًا قدره 50 دولارًا أمريكيًا شهريًا، بالإضافة إلى 0.10 دولارًا أمريكيًا للدقيقة لكل مكالمة تجريها.
لتقدير تكاليفك شبه المتغيرة، يمكنك استخدام طريقة مشابهة للتكاليف المتغيرة، عن طريق حساب متوسط النسبة المئوية لمبيعاتك التي تذهب إلى كل فئة نفقات شبه متغيرة. وبدلاً من ذلك، يمكنك استخدام تحليل التعادل لتحديد مستوى المبيعات أو الإنتاج الذي يغطي تكاليفك الثابتة وشبه المتغيرة، ثم إضافة تكاليفك المتغيرة فوق ذلك.
الخطوة 5: احسب إجمالي الربح وصافي الربح وهامش الربح
الخطوة الخامسة في إنشاء ميزانية العمل هي حساب إجمالي الربح وصافي الربح وهامش الربح لفترة الميزانية. هذه هي المؤشرات الرئيسية للصحة والأداء المالي لشركتك.
إجمالي ربحك هو الفرق بين إيراداتك وتكلفة البضائع المباعة (COGS)، وهي التكلفة الإجمالية لإنتاج أو الحصول على المنتجات أو الخدمات التي تبيعها. يُظهر إجمالي ربحك مقدار الأموال التي تجنيها من عملياتك التجارية الأساسية، قبل خصم نفقاتك العامة.
صافي ربحك هو الفرق بين إيراداتك وإجمالي نفقاتك، بما في ذلك تكلفة البضائع المبيعة والنفقات العامة. يُظهر صافي ربحك مقدار الأموال التي تحتفظ بها بعد دفع جميع تكاليف إدارة عملك.
هامش الربح الخاص بك هو نسبة صافي ربحك إلى إيراداتك، معبرا عنه كنسبة مئوية. يوضح هامش الربح الخاص بك مقدار الربح الصافي من كل دولار تكسبه.
لحساب إجمالي الربح وصافي الربح وهامش الربح، يمكنك استخدام الصيغ التالية:
إجمالي الربح = الإيرادات – تكلفة البضائع المبيعة
صافي الربح = الإيرادات – إجمالي المصاريف
هامش الربح = (صافي الربح / الإيرادات) × 100%
على سبيل المثال، لنفترض أن إيراداتك لهذا الشهر تبلغ 100000 دولار أمريكي، وأن تكلفة البضائع المبيعة الخاصة بك تبلغ 40000 دولار أمريكي، وإجمالي نفقاتك 70000 دولار أمريكي. إجمالي الربح وصافي الربح وهامش الربح سيكون:
إجمالي الربح = 100.000 دولار – 40.000 دولار = 60.000 دولار
صافي الربح = 100,000 دولار – 70,000 دولار = 30,000 دولار
هامش الربح = (30,000 دولار / 100,000 دولار) × 100% = 30%
تخبرك هذه الأرقام أنك تجني 60 ألف دولار من عملياتك التجارية الأساسية، وتحتفظ بمبلغ 30 ألف دولار بعد دفع جميع تكاليفك، وتكسب 30 سنتًا من الربح مقابل كل دولار من الإيرادات.
الخطوة 6: مراجعة وضبط ميزانيتك
الخطوة الأخيرة في إنشاء ميزانية العمل هي مراجعة ميزانيتك وتعديلها حسب الحاجة. الميزانية ليست وثيقة ثابتة تقوم بتعيينها ونسيانها، ولكنها أداة ديناميكية تستخدمها لتخطيط وتتبع وإدارة أموالك بشكل مستمر.
لاستخدام ميزانيتك بفعالية، تحتاج إلى مقارنة دخلك ونفقاتك الفعلية بالمبالغ المدرجة في ميزانيتك على أساس منتظم، مثل أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي. سيساعدك هذا على تحديد أي فجوات أو تناقضات أو فرص للتحسين.
على سبيل المثال، قد تجد أن:
- إيراداتك أعلى أو أقل من المتوقع، وذلك بسبب التغيرات في طلب العملاء، أو ظروف السوق، أو الأسعار، أو مزيج المنتجات.
- نفقاتك أعلى أو أقل من المتوقع، وذلك بسبب التغيرات في أسعار الموردين أو الكفاءة التشغيلية أو النشاط التجاري.
- ربحك أعلى أو أقل من المتوقع، بسبب التغيرات في الإيرادات أو النفقات أو كليهما.
بناءً على النتائج التي توصلت إليها، يمكنك بعد ذلك تعديل ميزانيتك وفقًا لذلك، من خلال:
- زيادة أو خفض توقعات الإيرادات الخاصة بك، بناءً على أداء مبيعاتك، أو أبحاث السوق، أو تعليقات العملاء.
- زيادة أو تقليل نفقاتك، بناءً على تحليل التكلفة أو عادات الإنفاق أو أهداف العمل.
- زيادة أو تقليل أهداف الربح الخاصة بك، بناءً على تحليل الربح أو الاحتياجات المالية أو خطط النمو.
من خلال مراجعة ميزانيتك وتعديلها بانتظام، يمكنك التأكد من أن ميزانيتك تعكس واقعك الحالي وتتوافق مع رؤيتك المستقبلية.
خاتمة
قد يبدو إنشاء ميزانية عمل أمرًا شاقًا، ولكن ليس من الضروري أن يكون كذلك. باتباع هذه الخطوات الست البسيطة، يمكنك إنشاء ميزانية عمل تناسب أعمالك الصغيرة وتساعدك على تحقيق أهدافك المالية.
سواء كنت تستخدم برنامج إعداد الميزانية أو قالبًا مجانيًا، فإن المفتاح هو البدء بمصادر إيراداتك، وحساب تكاليفك الثابتة والمتغيرة وشبه المتغيرة، وحساب إجمالي الربح وصافي الربح وهامش الربح. وبعد ذلك، يتعين عليك مراجعة ميزانيتك وتعديلها أثناء المضي قدمًا، بناءً على أدائك الفعلي والظروف المتغيرة.
إن ميزانية العمل ليست تمرينًا لمرة واحدة، ولكنها عملية مستمرة تتطلب اهتمامك والتزامك. لكن الفوائد تستحق الجهد المبذول، حيث يمكن لميزانية العمل أن تساعدك:
السيطرة على التدفق النقدي الخاص بك وتجنب الأزمات النقدية
أنفق أقل مما تكسب وزد هامش ربحك
التحرك بسرعة النقدية وتجنب الديون
تحديد وتحقيق أهداف مالية واقعية
استثمر في فرص النمو عندما يحين الوقت المناسب
الاستعداد لموسم الضرائب وتجنب العقوبات
فما تنتظر؟ ابدأ في إنشاء ميزانية عملك اليوم وشاهد الفرق الذي يمكن أن يحدثه لشركتك الصغيرة!
